Back to Top

Sistema de Cuotas (Aranceles Escolares)

 

Nuestros sistemas tienen todos la misma característica: son sistemas locales, instalados en el “servidor” central de la Escuela, y que se ejecutan en las “terminales” (la cantidad que el colegio necesite, sin afectar el importe le la licencia). Con esto obtenemos todos los beneficios de un sistema local: básicamente, rapidez y seguridad. Sin embargo, hay tareas que convienen que sean Online, (por internet), como por ejemplo, la Descarga de Cupones Vencidos, actualizados, para abonar, sin tener que solcitarlos en el colegio. Para eso contamos con una Extensión Web, donde los usuarios pueden realizar algunas tareas. Un módulo SINCRONIZADOR sube a la web la información actualizada diaramente, de modo que a cada momento se puede tener el la Extensión Web actualizada.

El sistema de Aranceles Escolares (Cuotas) resuelve toda la gestión de la información del alumno y de su familia en lo relativo a sus pagos de aranceles. Consta de un menú superior donde encontramos todas las tareas agrupadas por tema, y un escritorio (al centro) donde se despliegan los módulos de trabajo.

 

 

El sistema inicia con una pantalla de Inicio de Sesión, donde se escoge el año sobre el cual se va a trabajar, y se introduce la contraseña del usuario. Esta identificaciòn del usuario es la que permite luego, establecer los permisos que habilitarán el ingreso a ciertos módulos, y bloquearán otros.

 

 

1- Gestión de Cuotas: En esta pantalla se trabaja de manera cotidiana. En ella se operan la mayoría de los procesos del sistema. Distinguimos claramente tres grillas: La primera de Familias, la segunda de Alumnos y la tercera de Cuotas.

Una de las ventajas de este sistema de Cuotas es que puede trabajar por Familia. O sea que los hermanos pueden estar vinculados a un mismo padre/madre/tutor (responsable administrativo ante el colegio). De esta manera se mejora el manejo de la información a la hora de inscribir hermanos, otorgar becas, etc.

Sin embargo el uso del sistema por familias no es obligatorio. Algunas instituciones (como los niveles Terciarios) pueden trabajar directamente por alumno.

 

 

Los datos del Padre, Madre o Tutor (en realidad es el responsable administrativo del alumno, o sea el que se compromete a abonar los Aranceles Escolares) se cargen en esta ventana.

 

 

Los datos del Alumno se cargen en esta ventana.

 

 

En cualquier momento puede obtenerse un reporte impreso de la situación de pago de cada alumno.

 

 

A la derecha de la grilla de las familias, hay un botón rápido para obtener la deuda de la Familia.

 

 

A la izquierda de la grilla de los alumnos, hay un botón rápido para obtener la deuda del Alumno.

 

 

La creación de nuevas cuotas se hace desde esta ventana:

 

 

Cada cuota puede tener una composición arancelaria (o cualquier otra leyenda) que aparezca en el recibo. Podemos cargar esta composición por curso, y por cuota, de modo que un curso podría tener un texto, y otro curso podría tener otro.

 

 

También tenemos un botón de “Actualizar Cupón Vencido”, donde nos aparece la información por defecto: Importe total adeudado, Intereses ya calculados y total a pagar. Pero podemos, si fuera necesario, modificar el importe a pagar si es que el papá fuera a realizar un pago parcial. También podemos modificar el porcentaje de interés, si es que eso hubiera sido acordado con la escuela. Sin embargo, para realizar la modificación del interés, se debe ser un usuario autorizado para ello.

 

 

Si bien es cierto que ya hay muy pocas instituciones donde la cuota se cobre en la escuela, el sistema cuenta con una opción para aplicar el pago manual. Sería el caso de cuando un papá paga en la escuela: se registra su pago y se emite el cupón correspondiente.

 

 

Cada colegio diseña su propio cupón de pago. Pero un ejemplo podría ser el siguiente:

 

 

También el sistema permite realizar ajustes sobre las cuotas generadas. Si por algún motivo fuera necesario modificar el importe de una cuota ya generada, se procede como lo indica el formulario siguiente. Una nota explicativa quedará para siempre, recordando que hubo un ajuste de XX pesos, y el motivo.

 

 

Posicionados en una determinada cuota, podremos revisar los cupones que fueron emitidos en relación a ella, y los cupones que fueron recibidos pagados. Puede ocurrir que una cuota tenga varios cupones emitidos (algunos pagados y otros que se vencieron sin pagarse). Y puede ocurrir que una cuota tenga varios cupones recibidos, pero solo en el caso de pagos parciales.

 

 

2. Impresión Masiva de Cupones: Una vez generadas las nuevas cuotas, se procede a la Impresión Masiva de los cupones para repartir a los alumnos.

 

 

3- Recepción de Pagos por parte de las entidades recaudadoras: el sistema permite recibir los pagos de varios canales de pago: Banco de Córdoba, Banco Roela, RapiPago, PagoFácil, RedLink y RedBanelco. Si fuera necesario diseñar algun protocolo más para otra entidad recaudadora, no habría problema.

 

 

Una vez importado el Archivo de Rendición de la entidad recaudadora, se imprime una planilla para archivo:

 

Por cada medio de Pago se puede imprimir un Resumen por Medio de Pago. Sirve para control al final del mes.

 

4- Promoción del alumnado al comenzar el nuevo año: Cuando va finalizando el año, el Colegio ofrece a los papás abonar la matrícula del año siguiente, (a veces en varias cuotas). Al comenzar el año siguiente, el sistema promueve a todo el alumnado al curso por el cual pagó la matrícula. Solo en el caso de un alumno que repite curso, será necesario modificar los datos de pago de su matrícula.

 

 

5- Reasignación de Familias: Como el sistema trabaja por familias, suele ocurrir que se cometan errores al momento de asignar un alumno a una familia y sea necesario “cambiarlo de familia”.

 

 

6- Listado de Pagos entre fecha y fecha: Podemos obtener listados de pagos entre tal fecha y tal fecha. Son muy útiles a la hora de rastrear algun pago perdido o para resolver situaciones particulares.

7- Listado de Alumnos por Cuota Abonada: Podemos necesitar saber quienes abonaron, por ejemplo, la matrícula.

 

 

8- Sincronización con la Extensión Web: Este proceso actualiza los datos de cupones vencidos, adeudados. Normalmente se realiza luego de terminar de impactar los Archivos de Rendición de todas las entidades recaudadoras. De esta manera los papás no tienen que molestarse en concurrir al colegio para solicitar el cupón actualizado, sino que pueden descargarlo de la web, y abonarlo por las ventanillas habituales.

 

 

 

9- Intereses: Aquí se configuran los intereses: El sistema puede trabajar los recargos por porcentaje o por importe. A su vez se pueden establecer porcentajes o importes distintos para el período que va desde el primer vencimiento al segundo y otro desde el segundo vencimiento hasta la fecha de actualización. Normalmente se usa el mismo porcentaje.

 

 

 

10- Listados de alumnos: por curso, con los datos que se necesiten.

 

 

11- Listado de Familias: Aparece el nombre del Padre/Madre/Responsable, y debajo, los nombres de los hijos del grupo familiar.

 

 

12- Libro de Aranceles: Según el colegio, hemos tenido que confeccionar varios modelos. Los dos más usados son los siguientes:

 

 

13- Gestión de Morosos: Este módulo permite hacer un gran trabajo a la hora de filtrar el listado de morosos que estamos necesitando.

 

 

Una vez obtenida la lista deseada, podemos imprimirla con más o menos detalle.

 

 

Y podemos obtener una Comunicación de Deuda para enviar a las familias. Los textos superior e inferior se pueden personalizar, e incluso pueden llevar un texto diferenciado los alumnos que tienen beca.

 

 

14- Listado de Libre-Deuda: Es un listado con la situación resumida de cada familia, necesario a la hora de matricular.

 

 

 

15- Otorgamiento de Becas: Existe un módulo para el uso del Asistente Social o persona que se encargue del otorgamiento de las becas.

 

 

Luego se genera la Solicitud de Beca y se imprime.

 

 

16- Listado de Becados: En todo momento se puede obtener un listado de becados al día de hoy..

 

 

 

17- Estadísticas de pago: Este reporte permite conocer el nivel de pago por cada curso, y por cada cuota del año.