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Sistema de Gestión de Cuotas (Aranceles Escolares) Versión 3.1

El Sistema se adapta a la Escuela y no la Escuela al Sistema

Nuestros sistemas tienen todos la misma característica: son sistemas locales, instalados en el “servidor” central de la Escuela, y que se ejecutan en las “terminales” (la cantidad que el colegio necesite, sin afectar el importe le la licencia). Con esto obtenemos todos los beneficios de un sistema local: básicamente, rapidez y seguridad. Sin embargo, hay tareas que convienen que sean Online, (por internet), como por ejemplo, la Descarga de Cupones Vencidos, actualizados, para abonar, sin tener que solcitarlos en el colegio. Para eso contamos con una Extensión Web, donde los usuarios pueden realizar algunas tareas. Un módulo SINCRONIZADOR sube a la web la información actualizada diaramente, de modo que a cada momento se puede tener el la Extensión Web actualizada.

El sistema de Aranceles Escolares (Cuotas) resuelve toda la gestión de la información del alumno y de su familia en lo relativo a sus pagos de aranceles. Consta de un menú superior donde encontramos todas las tareas agrupadas por tema, y un escritorio (al centro) donde se despliegan los módulos de trabajo.

Como todos nuestros sistemas, está pensado desde la optica de la escuela, que, nos guste o no, tiene una problemática distinta de la de otras instituciones que también cobran una cuota mensual.

Como todos nuestros nuevos desarrollos, se encuentra centralizado en un sistema integrado, que permite la conexión y el “diálogo” entre lo pedagógico y el estado de los aranceles del alumno, de modo que al momento de ejecutarse algun proceso pedagógico (por ejemplo, inscripción a exámenes) se pueda obtener el estado de la deuda del alumno, y denegar la inscripción si así lo decidiera la institución.

 

 

Los módulos de trabajo se encuentran organizados en un menú que estructura los espacios de trabajo.

 

 

Uno de los grandes aciertos del Sistema de Gestión de Aranceles, es la posibilidad de trabajar con una base de datos de Familias y otra de Alumnos. De esta manera se puede vincular a los hijos de una misma familia, en un registro de familia. Llegado el momento de la matrícula, el sistema permite controlar que no solo esté libre de deuda el alumno que va a ser matriculado, sino también sus hermanos.

Una nota aparte merece el tema de que las nuevas configuraciones familiares hacen cada vez más difícil cargar a los alumnos con sus respectivas familias. Cada institución establecerá sus propios criterios, pero en general se apunta a que los propios padres acuerden con el colegio quién será el responsable del estudiante o estudiantes a los efectos del pago de la cuota. Ese grupo será el que se cargue bajo el concepto de familia.

 

 

Sin embargo, si se tratara por ejemplo, de un nivel terciario, el trabajo por familia no tendría mucho sentido. Entonces el sistema puede ser configurado para trabajar por alumno.

 

 

El sistema puede otorgar a los alumnos, becas por distintos conceptos. El sistema permite una gama amplia de posibilidades, pudiendo pautarse otras si el colegio las necesitara.

 

 

Las cuotas que el colegio vaya a cobrar, se deben crear primero en esta pantalla. Se pueden crear de manera masiva (para todo el colegio, para todo un nivel, para todo un curso), o individualmente, para un alumno

 

 

Las cuota soporta hasta 5 conceptos Primarios, que permiten interactuar entre sí. Normalmente las cuotas contendrán un concepto básico que describirá el concepto de la cuota.

 

 

Pero también es posible crear cuotas que contengan más de un concepto. Por ejemplo, un arancel básico para el común de los alumnos, y luego un concepto extra que sea, por ejemplo, un porcentaje del anterior. Todo esto es posible en nuestro generador de nueva cuota.

 

 

El interés es calculado automáticamente por el sistema, en base a una tabla precargada.

Se permite asignar una Bonificación por pago antes del Primer Vencimiento, y tres vencimientos posteriores. Cada uno de ellos se puede pautar en importe fijo, en porcentaje fijo total por todo el período, o en porcentaje diario.

 

 

Una vez creada la cuota, para ser usada en el sistema, estará disponible para ser GENERADA a los alumnos. Es decir, llegado el mes en cuestión, la Generación de la cuota significará que el alumno tiene una deuda con el colegio.

La generación de las cuotas para los alumnos se puede hacer de manera masiva…

 

 

O de manera individual.

 

 

Las cuotas generadas pueden eliminarse si se hubiera cometido un error, siempre y cuando las mismas no estuvieran abonadas.

Este proceso puede ser hecho de manera masiva o individual.

 

 

También es posible, si la situación lo requiriera, hacer ajustes sobre cuotas ya generadas. Ajustes en más o en menos, consignando el motivo que queda registrado para que en el futuro podamos recordar el motivo.

 

 

El registro del pago de las cuotas puede ser hecho de dos maneras:

  1. Individualmente, por registro manual (es el caso de cuando se cobra en el colegio, a cada estudiante o padre que viene a abonar, en efectivo, con cheque, tarjetas, o transferencia bancaria).

 

 

2. Por los distintos medios de pago (RapiPago, Pago Fácil, Bancos diversos, Red Link Red Banelco, Homebanking, etc) . Para cada uno de esos medios de pago, desarrollamos los scripts correspondientes para que el archivo que nos llega de las entidades de cobro se descargue automáticamente al sistema.

También puede el colegio imprimir sus cupones con un código de barra, y luego cargarlos fácilmente con un lector de códigos de barra, evitando tener que estar buscando individualmente al alumno que abonó, para registar su pago.

 

 

Es posible extender un comprobante interno de pago, y también la factura electrónica que se gestiona automáticamente ante el servidor de Afip.

En el caso de aquellos colegios que envían la cuota impresa a todo el alumnado en formato papel, el sistema permite imprimir los cupones pudiendo seleccionar el nivel, carrera, curso, etc

 

 

El formato del cupón interno se diseña de acuerdo a los criterios de cada escuela.

 

 

Y la emisión de la Factura Electrónica ante Afip:

 

 

Se obtiene un formato como el siguiente:

 

 

El Libro de Aranceles puede emitirse en el momento que el colegio lo desee, y llevará la situación de pago que se registre hasta ese momento, y del año seleccionado. Además, cuenta con una grilla de Estadísticas de pago muy útiles a la hora de evaluar la situación financiera de la institución.

 

 

A los efectos del control propio de cada institución el sistema ofrece algunos reportes.

Comprobantes emitidos entre fecha y fecha:

 

 

Facturas ante Afip entre fecha y fecha, con la posibilidad de reimprimir en papel, cualquier comprobante faltante.

 

 

Y un reporte de Pagos entre fecha y fecha:

 

 

 

 

 

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