Nuestros sistemas tienen todos la misma característica: son sistemas locales, instalados en el “servidor” central de la Escuela, y que se ejecutan en las “terminales” (la cantidad que el colegio necesite, sin afectar el importe le la licencia). Con esto obtenemos todos los beneficios de un sistema local: básicamente, rapidez y seguridad. Sin embargo, hay tareas que convienen que sean Online, (por internet), como por ejemplo, la carga de calificaciones por parte de los docentes. Para eso contamos con una Plataforma Web de Autogestión Docente, donde los profesores pueden realizar dicha tarea. Un módulo SINCRONIZADOR descarga lo cargado en la web al sistema local, de modo que a cada momento se puede tener el sistema actualizado.
El sistema de Alumnos de nivel Inicial resuelve toda la gestión de la información del alumno desde su inscripción hasta su egreso. Consta de un menú superior donde encontramos todas las tareas agrupadas por tema, y un escritorio (al centro) donde se despliegan los módulos de trabajo. Tambien en el escritorio, publicamos todos los nuevos desarrollos para que las escuelas puedan evaluarlos y solicitarlos si los creen útiles.
El sistema inicia con una pantalla de Inicio de Sesión, donde se escoge el año sobre el cual se va a trabajar, y se introduce la contraseña del usuario. Esta identificaciòn del usuario es la que permite luego, establecer los permisos que habilitarán el ingreso a ciertos módulos, y bloquearán otros.
1- Legajo del Alumno: registra todos los datos personales del alumno. En genperal, hay unos datos que son comunes a todas las escuelas, pero cada institución puede solicitar agregar, quitar o adecuar a sus necesidades, los campos a que van a ser completados.
Una vez dado de alta el alumno, se lo inscribe en el curso correspondiente de manera que ya se puede ir obteniendo el listado del curso. Para los alumnos que ingresan con el año comenzado, existe la posibilidad de inscribirlo al final de la lista.
El módulo de Legajo del Alumno también dispone (en el extremo superior derecho) de un control para filtrar sólo los alumnos de un curso, de modo tal que, si necesitamos trabajar sobre un determinado curso, no necesitamos buscar a los alumnos por apellido (uno por uno), sino que podemos establecer este filtro, y luego ir pasando los registros hacia adelante y hacia atras, en el mismo orden en el que nos aparecen en los listados.
2- Ficha de matrícula: Cada colegio puede adecuar el diseño de la ficha de matrícula a sus usos propios.
En general, la que mejor resultado nos ha dado, ha sido ésta, que consigna los datos que ya están cargados en el sistema, pero deja en cada campo, un espacio para que el papá pueda corregir si es que hubiera algún cambio o algún error.
3- Listados de Alumnos: El Módulo de Listados permite imprimir listas de alumnos con diversa información. Nosotros ofrecemos al colegio un paquete estandar de listados, pero cada institución puede solicitarnos aquel listado que necesita para alguna situación especial, y lo agregamos a la lista.
4- Libro de Matrícula: Algunos datos personales de los alumnos se reunen en este impreso, con solo un click.
5- Legajo del Docente: Para la carga de los datos personales de los docentes. Cada institución puede solicitarnos agregar o quitar datos de esta ficha, según sus propias necesidades.
6- Listados de Profesores: Se pueden obtener distintos tipos de listados de profesor, incluso diferenciando los profesores frente a alumnos, del resto del personal docente (preceptores, bibliotecarios, etc).
7- Listado para Control de Legajos: Un instrumento útil a la hora de controlar la documentación aportada por el docente a secretaría, es este listado de control que nos avisa sobre la documentación que el docente falta de cumplimentar.
8- Inasistencias y Licencias del Personal: Seguimiento de Inasistencias y Licencias.
Permite obtener un resumen de inasistencias y licencias del Personal, entre determinadas fechas:
9- Envío de Email masivo a Docentes, Alumnos, o Padres: El sistema cuenta con una versión de este módulo para el envío de email masivos. Se puede seleccionar personas individuales, o cursos enteros. En el caso de los docentes, se puede seleccionar a todos, o seleccionar individualmente.
10- Informe de Progreso Escolar: La información del Informe de Progreso Escolar se sincroniza con lo que los docentes cargaron en la Plataforma de Autogestión Docente y luego se imprime de manera local.
Un ejemplo de Portada:
Mensaje a las Familias:
Y una hoja por cada area a informar. Por ejemplo, Identidad y Convivencia:
La página de Observaciones:
Y por último, la página de Asistencia:
11- Estadística de Edades: Una estadística muy solicitada por las autoridades educativas es la de cantidad de alumnos por edad y por curso: Esto es: cantidad de varones y mujeres con 12 años en primero año, cantidad de varones y mujeres con 13 años en primer año, etc, etc
12- Inasistencias: Las inasistencias pueden ser cargadas día a día, o en bloque (es decir, al momento de emitir un boletín o un informe, cargar, por ejemplo 4 Justificadas, 2 Injustificadas, 1 Educación Física.)
Si las inasistencias se cargan dia a dia, se puede hacer un mejor control de los alumnos. Por ejemplo, se puede enviar un informe de inasistencias a los padres, de aquellos alumnos que nos preocupan por sus faltas recurrentes.
Y también se puede confeccionar el Registro de Asistencia. Si bien siempre fue un instrumento encuadernado que debía confeccionarse a mano, ya hay inspectores que están aceptando su confección por el sistema.
13- Seguimiento Disciplinario: Este módulo ha evolucionado a partir de ser un simple registro de sanciones, a funcionar como un seguimiento más integral del alumno. Se pueden registrar entrevistas, situaciones de salud, y por supuesto, sanciones.
Tener toda la información reunida en un solo instrumento impreso es muy importante a la hora de la toma de decisiones, entrevistas con los padres, etc.
14- Rótulos por Alumno: Tener la información sistematizada, nos permite estos pequeños detalles que, sin ser relevantes, suman. Imprimir los rótulos en papel autoadhesivo y luego cortarlos puede sernos útil, por ejemplo, para los boletines.
15- Rótulos por Materia: Puede servir, por ejemplo, para etiquetar las libretas del profesor.
16- Horarios: El sistema cuenta con un módulo de CARGA de horarios, para su posterior impresión. No se trata de que el sistema “confeccione” los horarios (el sueño de todos aquellos a los que alguna vez nos ha tocado la tarea). Pero ciertamente es una gran ayuda al momento de manejar esa información. Se cargan por profesor, con un simple tilde en la hora cátedra.
Y luego pueden imprimirse POR PROFESOR:
O también pueden imprimirse POR CURSO:
17- Exportación de TODOS los Impresos a Word, Excel o PDF: El sistema cuenta con un módulo que, al activarlo, nos permite exportar cualquier impreso a formato Word, Excel o PDF. Esto es sumamente útil a la hora de mandar documentación por mail (conviene el PDF) o a la hora de necesitar manipular los datos a nuestro gusto (conviene exportar a Excel), o al a hora de necesitar una pequeña modificación en un documento (por ejemplo, una leyenda especial en un boletín de un alumno integrado o judicializado), conviene exportarlo a Word, y hacer allí la modificación necesaria.
18- Plataforma de Autogestión Docente: Todos nuestros sistemas cuentan con una Extensión Web, es decir, una serie de aplicaciones web que permiten que algunas tareas sean realizadas por Internet. Una de las más cotidianas es la carga de notas por parte del docente. (Manual del Usuario Docente)