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Sistema de Nivel Secundario

 

Nuestros sistemas tienen todos la misma característica: son sistemas locales, instalados en el “servidor” central de la Escuela, y que se ejecutan en las “terminales” (la cantidad que el colegio necesite, sin afectar el importe le la licencia). Con esto obtenemos todos los beneficios de un sistema local: básicamente, rapidez y seguridad. Sin embargo, hay tareas que convienen que sean Online, (por internet), como por ejemplo, la carga de calificaciones por parte de los  docentes. Para eso contamos con una Plataforma Web de Autogestión Docente, donde los profesores pueden realizar dicha tarea. Un módulo SINCRONIZADOR descarga lo cargado en la web al sistema local, de modo que a cada momento se puede tener el sistema actualizado.

El sistema de Alumnos de nivel Secundario resuelve toda la gestión de la información del alumno desde su inscripción hasta su egreso. Consta de un menú superior donde encontramos todas las tareas agrupadas por tema, y un escritorio (al centro) donde se despliegan los módulos de trabajo. Tambien en el escritorio, publicamos todos los nuevos desarrollos para que las escuelas puedan evaluarlos y solicitarlos si los creen útiles.

 

 

El sistema inicia con una pantalla de Inicio de Sesión, donde se escoge el año sobre el cual se va a trabajar, y se introduce la contraseña del usuario. Esta identificaciòn del usuario es la que permite luego, establecer los permisos que habilitarán el ingreso a ciertos módulos, y bloquearán otros.

 

 

1- Legajo del Alumno: registra todos los datos personales del alumno. En genperal, hay unos datos que son comunes a todas las escuelas, pero cada institución puede solicitar agregar, quitar o adecuar a sus necesidades, los campos a que van a ser completados.

 

 

Una vez dado de alta el alumno, se lo inscribe en el curso correspondiente de manera que ya se puede ir obteniendo el listado del curso. Para los alumnos que ingresan con el año comenzado, existe la posibilidad de inscribirlo al final de la lista.

 

 

El módulo de Legajo del Alumno también dispone (en el extremo superior derecho) de un control para filtrar sólo los alumnos de un curso, de modo tal que, si necesitamos trabajar sobre un determinado curso, no necesitamos buscar a los alumnos por apellido (uno por uno), sino que podemos establecer este filtro, y luego ir pasando los registros hacia adelante y hacia atras, en el mismo orden en el que nos aparecen en los listados.

 

 

2- Ficha de matrícula: Cada colegio puede adecuar el diseño de la ficha de matrícula a sus usos propios.

 

 

En general, la que mejor resultado nos ha dado, ha sido ésta, que consigna los datos que ya están cargados en el sistema, pero deja en cada campo, un espacio para que el papá pueda corregir si es que hubiera algún cambio o algún error.

 

3- Listados de Alumnos: El Módulo de Listados permite imprimir listas de alumnos con diversa información. Nosotros ofrecemos al colegio un paquete estandar de listados, pero cada institución puede solicitarnos aquel listado que necesita para alguna situación especial, y lo agregamos a la lista.

 

4- Libreta del Profesor (de papel): Si bien es ya un recurso superado, hay colegios que todavía usan la vieja libreta de Calificaciones del Profesor. Hoy se ha dejado de usar porque contamos con Plataformas Web de Autogestión para que los profesores carguen las notas de los alumnos.

5- Libro de Matrícula: Algunos datos personales de los alumnos se reunen en este impreso, con solo un click.

 

6- Registro Anual de Calificaciones (Libretón): Hasta hace poco, el Registro anual de Calificaciones era un cuadernillo con tapas que, obligatoriamente se llenaba a mano. Hoy ya se permite que este documento sea hecho por sistema. No obstante todavía hay inspectores que piden que el llenado de las calificaciones se haga de manera manual.

Por eso tenemos dos modelos de éste módulo: uno que solo imprime el formato, con los datos personales de los alumnos, y otro que imprime también las calificacines. Cada uno puede usar el que mejor se acomoda a sus propios requerimientos.

 

7- Legajo del Docente: Para la carga de los datos personales de los docentes. Cada institución puede solicitarnos agregar o quitar datos de esta ficha, según sus propias necesidades.

 

 

8- Listados de Profesores: Se pueden obtener distintos tipos de listados de profesor, incluso diferenciando los profesores frente a alumnos, del resto del personal docente (preceptores, bibliotecarios, etc).

 

 

9- Listado para Control de Legajos: Un instrumento útil a la hora de controlar la documentación aportada por el docente a secretaría, es este listado de control que nos avisa sobre la documentación que el docente falta de cumplimentar.

 

 

10- Listado de Profesores por Curso: Es un listado de cada materia (de cada curso), con el nombre del profesor titular y el profesor suplente (si lo hubiere). Es muy practico a la hora de tildar, por ejemplo, entrega de planificaciones, etc.

 

11- Listados de Cursos de Cursos por Profesor: Este módulo imprime una ficha por profesor, con sus datos personales y las materias y cusos en los que es titular o suplente.

 

 

12- Inasistencias y Licencias del Personal: Seguimiento de Inasistencias y Licencias.

 

 

Permite obtener un resumen de inasistencias y licencias del Personal, entre determinadas fechas:

 

 

13- Envío de Email masivo a Docentes, Alumnos, o Padres: El sistema cuenta con una versión de este módulo para el envío de email masivos. Se puede seleccionar personas individuales, o cursos enteros. En el caso de los docentes, se puede seleccionar a todos, o seleccionar individualmente.

 

 

14- Carga Manual de Calificaciones: Si bien este módulo ya es obsoleto (porque la carga de calificaciones la realiza cada docente por medio de nuestra Plataforma Web de Autogestión Docente), igual lo ponemos a consideración, por si alguna escuela lo necesita.

 

 

15- Boletín de Calificaciones: Se imprime por trimestre, y se puede ir “encuadernando” en unas tapas de cartulina con una carátula preimpresa, para mejorar su presentación.

 

Finalizado el tercer trimestre, se puede emitir este “Boletín” de Diciembre-Marzo cuya función es doble: Por un lado sirve para mejorar la comprension de los padres sobre las materias que el alumno aún debe aprobar, y por el otro, sirve para que los profesores registren sus calificaciones ni bien terminada la instancia evaluativa, y los papás se enteren del resultado inmediatamente.

Las materias cuyas celdas de diciembre o marzo están abiertas, son las que el alumno aun debe aprobar.

 

 

16- Planilla de Calificaciones: Se obtiene por trimestre, y consigna las notas por materia, en cada trimestre. Es la que el profesor firma como registro legal que se archiva en la escuela.

 

También puede imprimirse una planilla de calificaciones que contenga la información de todos los trimestres, resultado anual, diciembre y marzo.

 

17- Planilla Resumen de Calificaciones: La planilla resumen es un instrumento de gran importancia porque nos permite ver en una sola hoja, el desempeño del alumno en todas las asignaturas a la vez.

 

 

 

 

Al final del listado, encontramos información estadística sobre cantidad de reprobados.

 

18- Comunicaciones de Examen a Profesores:  Se carga la fecha y la hora de la mesa y los nombres (a partir de un listado, sin necesidad de tipear) de los miembros de la mesa. Ofrece hasta cinco espacios para miembros de mesa de examen, porque sabemos que frecuentemente confeccionamos una mesa para evaluar varias asignaturas, y hacemos que el presidente y los miembros vayan rotando.

 

Con esa misma carga, podemos imprimir un Comunicado de Mesa de Examen para el Profesor, donde constan los datos de la mesa, y sus membros.

También podemos imprimir un listado de Mesas de Examen por Curso.

Y un Listado de mesas de Examen por Fecha (normalmente éste es el que va al transparente o a la página web del colegio, para la consulta de los alumnos, )

 

 

19- Materias Adeudadas: El módulo de Materias Adeudadas (Previas) permite la carga incial de las previas de los alumnos, y también en el caso de un alumno nuevo que entra desde otro colegio, con previas.

 

 

Una vez cargadas las Materias Adeudadas de los alumnos, podemos obtener  un listado, aplicando distintos tipos de filtros.

 

 

Y emitir Actas Volantes de Coloquios de Diciembre, Complementarios de Marzo, o Previas Regulares, Previas Libres y Equivalencias.

 

 

 

También obtenemos, a partir de la misma información, el Permiso de Examen para el alumno.

 

 

 

Por último, una vez tomado el Examen, cargamos las notas obtenidas. El sistema nos guarda un Historial con las veces que el alumno se presentó a rendir cada materia, y la nota que obtuvo, hasta que finalmente la aprueba.

 

20- Analíticos: El módulo Analíticos tenía especial relevancia hace tiempo, pero desde que se deben hacer con el Sistema Federal de Títulos, ha quedado relegado solamente a los Pases. Este módulo toma las calificaciones automáticamente de las notas que los alumnos obtienen en los distintos años que cursan. Sin embargo, es posible también cargarlas manualmente. Esto es especialmente importante en dos situaciones

Cuando se inicia el sistema, es posible obtener los Pases aunque los alumnos no tengan toda la información en el sistema.

Cuando un alumno entra desde otro colegio, y trae materias aprobadas, se las carga manualmente y de igual manera se obtiene el Pase con el sistema.

 

 

Los datos personales del alumno que lleva su Pase, se cargan aquí.

 

 

Y un ejemplo del Pase sería el siguiente:

 

 

21- Estadísticas: Una buena información estadística es imprescindible para la buena conducción escolar. Además mucha información nos es requerida por autoridades superiores. Por eso tratamos de facilitar la tarea de las Secretarías, en este sentido.

El sistema emite una estadística por Alumno con una especie de gráfico de barra que refleja el porcentaje de aprobación de asignaturas, la cantidad de materias desaprobadas, y el promedio General. Esta estadística se puede obtener al finalizar cada trimestre, y el resultado anual.

 

También ofrece una segunda hoja con estadísticas a nivel materia: Índice de reprobados por materia y promedio medio.

Otra estadística muy solicitada es la de cantidad de alumnos por edad y por curso: Esto es: cantidad de varones y mujeres con 12 años en primero año, cantidad de varones y mujeres con 13 años en primer año, etc, etc

 

 

22- Inasistencias: Las inasistencias pueden ser cargadas día a día, o en bloque (es decir, al momento de emitir un boletín o un informe, cargar, por ejemplo 4 Justificadas, 2 Injustificadas, 1 Educación Física.)

 

 

Si las inasistencias se cargan dia a dia, se puede hacer un mejor control de los alumnos. Por ejemplo, se puede enviar un informe de inasistencias a los padres, de aquellos alumnos que nos preocupan por sus faltas recurrentes.

 

 

Y también se puede confeccionar el Registro de Asistencia. Si bien siempre fue un instrumento encuadernado que debía confeccionarse a mano, ya hay inspectores que están aceptando su confección por el sistema.

 

 

23- Seguimiento Disciplinario: Este módulo ha evolucionado a partir de ser un simple registro de sanciones, a funcionar como un seguimiento más integral del alumno. Se pueden registrar entrevistas, situaciones de salud, y por supuesto, sanciones.

 

 

Tener toda la información reunida en un solo instrumento impreso es muy importante a la hora de la toma de decisiones, entrevistas con los padres, etc.

 

 

 

24- Solicitud de Reincorporación: La solicitud de reincorporación se confecciona a partir de los datos que ya están en el sistema: calificaciones, asistencia, etc.

 

 

 

25- Solicitud de Pase: Se confecciona a partir de los datos de los que ya disponemos en el sistema.

 

 

26- Constancia de Pase: Se confecciona a partir de los datos de los que ya disponemos en el sistema.

 

 

 

27- Rótulos por Alumno: Tener la información sistematizada, nos permite estos pequeños detalles que, sin ser relevantes, suman. Imprimir los rótulos en papel autoadhesivo y luego cortarlos puede sernos útil, por ejemplo, para los boletines.

 

 

 

 

28- Rótulos por Materia: Puede servir, por ejemplo, para etiquetar las libretas del profesor.

 

 

29- Horarios: El sistema cuenta con un módulo de CARGA de horarios, para su posterior impresión. No se trata de que el sistema “confeccione” los horarios (el sueño de todos aquellos a los que alguna vez nos ha tocado la tarea). Pero ciertamente es una gran ayuda al momento de manejar esa información. Se cargan por profesor, con un simple tilde en la hora cátedra.

 

 

 

Y  luego pueden imprimirse POR PROFESOR:

 

O también pueden imprimirse POR CURSO:

 

 

30- Parte Diario: Teniendo los horarios cargados, nada nos impide que imprimamos el parte diario, indicando simplemente la fecha, y el sistema podrá completar las materias de cada curso y el nombre del profesor que debe firmar.

31- Certificado de Estudios en Trámite: completando unos pocos datos, lo tenemos listo.

 

 

32- Exportación de TODOS los Impresos a Word, Excel o PDF: El sistema cuenta con un módulo que, al activarlo, nos permite exportar cualquier impreso a formato Word, Excel o PDF. Esto es sumamente útil a la hora de mandar documentación por mail (conviene el PDF) o a la hora de necesitar manipular los datos a nuestro gusto (conviene exportar a Excel), o al a hora de necesitar una pequeña modificación en un documento (por ejemplo, una leyenda especial en un boletín de un alumno integrado o judicializado), conviene exportarlo a Word, y hacer allí la modificación necesaria.

 

 

33- Plataforma de Autogestión Docente: Todos nuestros sistemas cuentan con una Extensión Web, es decir, una serie de aplicaciones web que permiten que algunas tareas sean realizadas por Internet. Una de las más cotidianas es la carga de notas por parte del docente.  (Manual del Usuario Docente)

 

34- Plataforma de Autogestión de Secretaría: La secretaría escolar tiene su propia plataforma para los casos en que hay que intervenir en la información web (modificar notas, agregar alumnos, etc) (Manual del Usuario Secretaría)